Ilyen utazások alkalmával elengedhetetlen, hogy a gyermekkel utazó nagykorú kísérő magánál tartsa a szülők – amennyiben egyik szülővel indul útnak a kiskorú, úgy a másik szülő – hozzájáruló nyilatkozatát.
Lényeges, hogy erre a nyilatkozatra még az Európai Unión belül sincs egységesített formanyomtatvány, noha a konzuli szolgálat honlapján elérhető egy minta, mely sorvezetőül szolgálhat. Ezen túlmenően bizonyos támpontok is segítik az ilyen hozzájárulás tartalmi és formai elemeivel kapcsolatos eligazodásunkat, különös tekintettel az alábbiakra.
- Tartalmi elemek
A hozzájáruló nyilatkozatnak feltétlenül tartalmaznia kell a kiskorú gyermek, a szülők, valamint a kísérők természetes személyazonosító adatait (születési hely és idő, lakcím, személyazonosító okmány száma) és elérhetőségeit.
Az iratban egyértelműen kifejezésre kell juttatni a szülők beleegyezését a gyermek külföldre viteléhez, és azt a szülőknek alá is kell írniuk. Amennyiben a külföldre utazás konkrét szándékkal történik (például valamilyen intézmény felkeresése, táborban való részvétel), érdemes megjelölni a kiutazás célját, valamint a felkeresni kívánt személy, intézmény elérhetőségeit.
- Formai elemek
Kiemelten fontos, hogy a hozzájáruló nyilatkozatot a meglátogatni kívánt országok nyelvére lefordíttassuk, illetőleg, amennyiben nem szomszédos országba utazunk, úgy a tranzitországok nyelvére is, de legalább angolra. Főszabály szerint hiteles fordítás ugyanakkor nem szükséges.
A nyugodt, zökkenőmentes nyaralás érdekében javasolt az adott ország külképviseleténél a kiutazás megkezdése előtt érdeklődni és részletes tájékoztatást kérni a kiskorúak kiutazását illető szabályokkal kapcsolatban.