A számlák őre, avagy erre ügyeljen, ha könyvelőt vált

Egy fiatal pár néz egy szerződést, amit egy nő adott nekik.

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) szerint a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatot legalább 8 évig kell megőrizni. Mindezt természetesen olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell tárolni. De mi történik, ha időközben költözik a cég vagy könyvelőt váltunk?

A törvény hangsúlyozza, hogy a megőrzési időn belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja ezt a kötelezettséget. A távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylataival kapcsolatban már 10 év a megőrzési idő. Egyéb bizonylatok, iratok megőrzése az adókötelezettség megállapítására nyitva álló 5 éves elévülési idő alatt szükséges. Fontos tehát, hogy az adózó az archiválás és megőrzés szabályai szerint járjon el.

A számlákat megőrzése a gazdálkodó szervezet kötelessége, vagyis a hatóság az adott cégen kérheti számon azok meglétét. A gyakorlatban a számlák a cég könyvelését végző könyvelőhöz kerülnek, aki a feladatait a könyvelésre vonatkozó szerződés alapján látja el.

A Polgári Törvénykönyv szerint a megbízási szerződés megszűnésekor a megbízott köteles a megbízónak mindazt kiadni, amihez a megbízás teljesítésekor vagy eljárása eredményeként jutott. Amennyiben tehát a gazdasági társaság a jövőre nézve más könyvelőt bíz meg, a korábbi könyvelővel el kell számolnia. Ennek során ügyelni kell az iratok átvételére, további őrzésére is.

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény értelmében, ha a könyvviteli iratok elvesztek, megsemmisültek, akkor ennek tényét (mivel az adózó nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, azok nem lelhetők fel) az adóhatósághoz be kell jelenteni. Ilyen esetben a bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának, megsemmisülésének tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza azokat a körülményeket, amelyek a bizonylatok elvesztéséhez vezettek.

A könyvelési iratok pótlása, hitelességének biztosítása a különböző típusú bizonylatoknál eltérő módon történhet. A vevő- és szállítószámlák, az egyéb követelések és kötelezettségek a partnerektől bekért hiteles másolattal pótolhatóak. A bankbizonylatokat a számlavezetőtől pótlólagosan megkért másolatokkal, a befektetett eszközöket és a készleteket tételes leltárral, az előző időszak leadott beszámolói a céginformációtól beszerezhető példánnyal lehet helyettesíteni. Az eszközöket, a kötelezettségeket, a saját tőkét a számviteli törvény előírásai szerint kell értékelni. A korábbi időszakra vonatkozó könyvviteli elszámolások hiánya esetén is az előbbiek szerint kell eljárni és a tárgyévi nyitó főkönyvi számláknak a jegyzőkönyv szerinti leltárral dokumentált adatokat kell tartalmazni.

A számviteli törvény és az adózás rendjéről szóló törvényből következően tehát a gazdálkodó szervezet kötelezettsége gondoskodni a számviteli bizonylatok megőrzéséről. Amennyiben ezek megrongálódnak, megsemmisülnek vagy elvesznek, a szervezet feladata a bizonylatok – lehetőség szerinti – helyreállítása és pótlása. Ez természetesen nem zárja ki, hogy abban az esetben, ha cégünk könyvelője ezzel kapcsolatosan kötelezettségeket vállaljon magára, és azok betartásáért számon kérhető legyen. Ez a körülmény azonban nem változtat azon, hogy az adóhatóság felé az adózó tartozik felelősséggel.

Bejegyzés adatai

dr. Gombolai Éva fényképe

Szerző: dr. Gombolai Éva

jogtanácsos

Jogi tanulmányait az ELTE Állam- és Jogtudományi Karán, illetve az Europa Universität Viadrinán (Frankfurt) végezte. Minisztériumi gyakorlatot követően ügyvédi irodában helyezkedett el, majd a D.A.S. Jogvédelmi Biztosítónál folytatta jogi pályafutását, ahol jelenleg is dolgozik peres- és médiaszakértőként. Munkajogi szakjogász tanulmányai mellett szenvedélye a nyelvtanulás, a cross core és a jóga.

Jogi problémája van?
Ilyen és hasonló esetekben is segít a D.A.S.

Kérjen
visszahívást!

A cikk utolsó frissítésének időpontja: ( 1 éve )

Előfordulhat, hogy a jogi háttér vagy a piaci helyzet megváltozása miatt a cikkben közölt információk már nem időszerűek. Az információk pontosságáért és hasznosságáért mindent megteszünk, de tartalmukért és felhasználásukért következményeiért felelősséget nem vállalunk.

Aktuális információkért vegye fel velünk a kapcsolatot!