A törvény hangsúlyozza, hogy a megőrzési időn belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja ezt a kötelezettséget. A távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylataival kapcsolatban már 10 év a megőrzési idő. Egyéb bizonylatok, iratok megőrzése az adókötelezettség megállapítására nyitva álló 5 éves elévülési idő alatt szükséges. Fontos tehát, hogy az adózó az archiválás és megőrzés szabályai szerint járjon el.

A számlákat megőrzése a gazdálkodó szervezet kötelessége, vagyis a hatóság az adott cégen kérheti számon azok meglétét. A gyakorlatban a számlák a cég könyvelését végző könyvelőhöz kerülnek, aki a feladatait a könyvelésre vonatkozó szerződés alapján látja el.

A Polgári Törvénykönyv szerint a megbízási szerződés megszűnésekor a megbízott köteles a megbízónak mindazt kiadni, amihez a megbízás teljesítésekor vagy eljárása eredményeként jutott. Amennyiben tehát a gazdasági társaság a jövőre nézve más könyvelőt bíz meg, a korábbi könyvelővel el kell számolnia. Ennek során ügyelni kell az iratok átvételére, további őrzésére is.

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény értelmében, ha a könyvviteli iratok elvesztek, megsemmisültek, akkor ennek tényét (mivel az adózó nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, azok nem lelhetők fel) az adóhatósághoz be kell jelenteni. Ilyen esetben a bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának, megsemmisülésének tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza azokat a körülményeket, amelyek a bizonylatok elvesztéséhez vezettek.

A könyvelési iratok pótlása, hitelességének biztosítása a különböző típusú bizonylatoknál eltérő módon történhet. A vevő- és szállítószámlák, az egyéb követelések és kötelezettségek a partnerektől bekért hiteles másolattal pótolhatóak. A bankbizonylatokat a számlavezetőtől pótlólagosan megkért másolatokkal, a befektetett eszközöket és a készleteket tételes leltárral, az előző időszak leadott beszámolói a céginformációtól beszerezhető példánnyal lehet helyettesíteni. Az eszközöket, a kötelezettségeket, a saját tőkét a számviteli törvény előírásai szerint kell értékelni. A korábbi időszakra vonatkozó könyvviteli elszámolások hiánya esetén is az előbbiek szerint kell eljárni és a tárgyévi nyitó főkönyvi számláknak a jegyzőkönyv szerinti leltárral dokumentált adatokat kell tartalmazni.

A számviteli törvény és az adózás rendjéről szóló törvényből következően tehát a gazdálkodó szervezet kötelezettsége gondoskodni a számviteli bizonylatok megőrzéséről. Amennyiben ezek megrongálódnak, megsemmisülnek vagy elvesznek, a szervezet feladata a bizonylatok – lehetőség szerinti – helyreállítása és pótlása. Ez természetesen nem zárja ki, hogy abban az esetben, ha cégünk könyvelője ezzel kapcsolatosan kötelezettségeket vállaljon magára, és azok betartásáért számon kérhető legyen. Ez a körülmény azonban nem változtat azon, hogy az adóhatóság felé az adózó tartozik felelősséggel.