Ha jogszerűtlen a működés (nem megfelelő a könyvelés), vagy rendszeresen nem készül el időben a bevallás – pl. a bírságok elvihetik a kezdeti nyereséget, és csőd helyzetbe hozhatják a vállalkozást. Egy felszámolási eljárás során pedig a cég vezetőit a cégbíróság el is tilthatja, így gyakorlatilag ellehetetlenítik a vállalkozót.
Ezek a dolgok sajnos sokszor későn derülnek ki. Mindenképpen figyelmeztető jel, ha a bevallásokról, fizetendő adókról nem kap időben tájékoztatást, vagy ha egy évközi főkönyvi kivonat elkészítésére több hetes időtartamot kér a könyvelő. Érdemes rendszeresen információt kérni, konzultálni a vállalkozás aktuális helyzetéről – ebből a vállalkozó sokat megtudhat, tanulhat vagy épp megtapasztalja, hogy rossz kezekben van a könyvelése.
Egy cégvezetői tapasztalattal nem rendelkező, kezdő vállalkozó ráadásul rengeteg támogatást igényel. Kezdőként még a cégalapítás előtt érdemes tanácsot kérni, hogy egyáltalán milyen vállalkozási forma felel meg legjobban az üzleti elképzelésnek. Illetve, hogy ahhoz milyen adózási módokat lehet és érdemes választani. Egy jó könyvelőválasztás hozzásegítheti a kezdő vállalkozást, hogy sikeres legyen, és persze ahhoz, hogy jogszerűen, de adót optimalizálva működjön az első perctől.
A könyvelőválasztás / váltás során az alábbi 5 pontot mindenképpen vizsgálni kell:
Szakértelem
A 10 millió forint feletti árbevételt elérő vállalkozások kötelesek a számviteli feladatokkal olyan szakképzett személyt megbízni, aki szerepel a regisztrált mérlegképes könyvelők névsorában. (https://penzugyiszakkepzes.kormany.hu/nevjegyzek-konyvviteli-szolgaltatast-vegzok)
Ahhoz, hogy valaki ebben a nyilvántartásban szerepeljen folyamatosan tovább kell magát képeznie. Sajnos sokan még ezt a kötelező továbbképzést is elbliccelik, pedig az kevés a tudás és a színvonal megtartásához. Ha egy könyvelő nem követi a technikai változásokat (cégkapu), vagy nem ismeri az újabb adónemeket (KIVA), akkor ügyfele komoly hátrányba kerül. Leányvállalatunk, a Jogszerviz Kft. (www.daskonyveles.hu) vett már át céget azért, mert a korábbi könyvelő nem volt hajlandó a KIVA adónemmel dolgozni, s ezzel milliós kárt okozott ügyfelének!
Teljeskörű, mindenre kiterjedő szerződés
A szerződés nagyon fontos az üzleti világban: ebben kell, hogy részletezzék a felek, hogy mi a szolgáltatás pontos tartalma, milyen időszakra vonatkozik, minek mennyi az ára. Részletezni kell, hogy kinek mik a jogai, kötelezettségei, és kinek meddig terjed a felelőssége. Vannak kötelező tartalmi elemek is (pl. GDPR, Pmt. szerinti mellékletek)! Ha nincs szerződés az ügyfél teljesen kiszolgáltatott.
Munkavégzés módja
Cégként csak olyan könyvelőt bízzunk meg, aki hivatalosan, felvállalva az üzleti kapcsolatot – saját cégkapu használatával képviseli online módon a vállalkozást a különböző hivatalok előtt. Akár ellenőrzés során is, persze külön díjazás ellenében!
Felelősségbiztosítás
A könyvelés (adó)kockázatokat rejt, ezért mind a könyvelőnek, mind az ügyfélnek alapvető érdeke, hogy egy esetleges tévedés, hiba ne kockáztassa az üzletmenetet.
Ennek kulcsa a szakmai felelősségbiztosítás. Nincs olyan ember, nincs olyan vállalkozás, amely nem hibázik. Kérdés, annak gyakorisága, mértéke – de legfőként, hogy hogyan kezeljük a hibát: elismerjük és vállaljuk a felelősséget anyagilag és erkölcsileg is, vagy magára hagyjuk az ügyfelet a bajban.
Elérhetőség, megbízhatóság
Az egyszemélyes könyvelő nem nyújt biztonságot. Egyrészt egyetlen ember nem lehet minden szakterületen, minden iparágban jártas. Másrészt viszont lehet beteg, mehet szabira stb. Ilyenkor az ügyfél megint csak magára marad, nem kap segítséget – néha sajnos azt sem tudja, hogy mennyi ideig!
Ezzel szemben, ahol szakterületenként több ember áll rendelkezésre (könyvelő, bérszámfejtő, adótanácsadó) ott bármikor választ kaphat az ügyfél – ráadásul a szakemberek tudást cserélnek, segítik egymást (belső képzés). A Jogszerviz Kft. többszemélyes könyvelőirodában folyamatos a rendelkezésre állás, általában 1 munkanapon belül választ kap az ügyfél a kérdéseire, kéréseire.
Mikor érdemes váltani?
Az üzleti év általában igazodik a naptári évhez. A könyvelő a teljes évre vonatkozóan állít össze egy valós, megbízható vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetet bemutató beszámolót. Ahhoz, hogy ezt felelősséggel tehesse meg, optimális esetben a teljes évet ő könyveli.
Ehhez ideális esetben az ősz során el kell kezdeni az új könyvelőválasztás folyamatát, hogy január 1-re már aláírt új szerződéssel indulhasson meg a munka. Ilyenkor a feladatok átvétele folyamatosan tud megtörténni, az előző évet lezárja a régi könyvelő, az új évet pedig kezeli az új könyvelő.
Ugyanakkor a gyakorlatban az év első néhány hónapja még „főszezon” a könyvelőváltásban. Január és május között dönt a legtöbb cég. Ennek oka talán az, hogy ilyenkor szembesülnek az előző évi zárás során a problémákkal.
Bár évközben kicsit nehézkesebb a könyvelőválasztás vagy váltás, de még mindig sokkal jobb döntés bármikor év közben megtenni ezt, mint egy olyan könyvelővel tovább dolgozni, aki nem tudja az elvárt színvonalat és biztonságot nyújtani.