Komoly kérdéseket vet fel a munkavállaló megfigyelése, az általa használt eszközök egyes típusai. Illetve a munkáltató által az ellenőrzéshez használt technikai eszközök is.
Ellenőrizhet a munkáltatóm? Ha igen, milyen eszközökkel? Bárhol? Bármikor? Nem szabad azt sem elfelejteni, hogy az új adatelemzési és adatpárosítási technikák a napi munkavégzés során keletkező adatokkal összefűzve olyan információkat is a munkáltató tudomására hozhatnak, amik megismerésére már nem jogosult.
A munkáltató ellenőrizheti a munkavállalót, de ez nem jelenti azt, hogy az ellenőrzés mindenre kiterjedhet, és ne lennének korlátai.
Az ellenőrzés egyes típusaira (így pl. a számítástechnikai eszköz ellenőrzésére, biometrikus adatok kezelésére) vannak további részletszabályok. De minden ellenőrzésre igaz, hogy az célhoz kötött lehet csak, illetve megfelelő jogalappal kell rendelkeznie hozzá a munkáltatónak.
Az ellenőrzéshez használt technikai eszközökről előzetes írásos tájékoztatást kell nyújtani. A modern technológiák lehetővé teszik a munkavállalók különböző időpontokban, különböző munkahelyeken és otthonukban történő nyomon követését. Ennek azonban van határa. Ugyanis a munkáltatók hatékonyságnöveléshez fűződő jogos érdeke nem alapozza meg azt, hogy a megfigyelés a magánszférába is behatoljon.
Nem minden munkavállaló esetén támasztható tehát alá, hogy a GPS-es nyomkövetés szükséges. Ahol szükséges (ilyen lehet a jármű értékére alapított nyomkövetés, vagy a munkaszervezés érdekében a jármű mindenkori tartózkodási helyének ismeretéhez fűződő érdek, különösen fuvarozási, logisztikai jellegű tevékenységek esetén), ott a munkáltatónak előzetesen fel kell erre hívnia a munkavállaló figyelmét.
Az adatvédelmi hatóság egyértelmű állásfoglalása szerint a GPS navigációs rendszer által tárolt adat a gépjárművet vezető személyes adatának is minősül. Ugyanis annak alapján következtetéseket lehet levonni a munkavállalóra (például mikor, milyen útvonalon haladt a munkavállaló). A GPS alkalmazását a hatóság logisztikai célból javasolta alkalmazni, a jármű helyzetének a meghatározására kell szolgálnia, nem pedig a munkavállaló követésére. Az ilyen jellegű megfigyelésnél is áll tehát az a megállapítás, miszerint a munkavállaló magáncélú mozgásainak a rögzítése már a magánélet ellenőrzésének tilalmába ütközik. Illetve az is, hogy az adatokból olyan további következtetések vonhatóak le, vagy járhatnak együtt, amelyek már túlmennek az eredeti adatkezelési célon.
A tájékoztatási kötelezettségen túlmenően itt is érvényes ezért, hogy a munkavállalóknak legyen lehetősége kivonni magukat az ellenőrzés alól, amennyiben az az adatkezelés céljához nem szükséges. Így pl. magánhasználatra is engedélyezett jármű esetén kikapcsolható legyen a GPS.