A szabályok nagyon szigorúak, és megsértésük esetén nagy összegű bírságot szab ki a hatóság. Jelen cikkünkben a menetíró készülékhez kapcsolódó szabályokról adunk tájékoztatást.

A gyakorlatban kétféle menetíró készülék létezik: az analóg, ami papírkorongra rögzít, és a digitális, ami memóriájába tárolja az adatokat. Magyarországon csak olyan készüléket lehet használni, ami megfelel az EU-s szabályoknak, és a Nemzeti Közlekedési hatóság Közép-magyarországi Regionális Hivatala típusjóváírásban ezt elismerte. Csak tachográf-műhely képesített szerelője végezheti beszerelését és adatainak letöltését is.

A gépjárművezetőket ki kell képezni a tachográf rendeltetésszerű, biztonságos használatára, erről ajánlott igazolást is átvetetni a munkavállalóval. Az út megkezdése előtt megfelelő mennyiségű korongot, vagy digitális műszer esetén a kártyát át kell adni, erről is célszerű írásos jegyzőkönyvet felvenni.

A gépjárművet üzembentartó személy vagy jogi személy köteles gondoskodni arról, hogy az ellenőrző szervek felhívására legalább 365 napra visszamenően rendelkezésre álljanak a járművét vezető gépjárművezetők tevékenységét dokumentáló adatrögzítő lapok, vagy digitális tachográf esetében a digitális tachográf által rögzített adatok elektronikus formában. Amennyiben digitális készülék van használatban, legalább negyedévente a tárolt adatokat le kell tölteni és CD-ROM-on vagy DVD-ROM-on meg kell őrizni. Ha a tachográf meghibásodik, az üzemben tartó, távollétében pedig a gépjárművezető felel azért, hogy a fuvar befejezését követően legfeljebb egy héttel a tachográf javítása az erre jogosult szakműhelyben megtörténjen. A járművel a javítás megtörténtéig új fuvarfeladatot nem szabad megkezdeni, ha a fuvar több mint egy hétig tartana, akkor a fuvart meg kell szakítani és a gépjárművezető köteles személyesen gondoskodni a kijavításról.

A digitális készülékhez való kártya mindig személyre szóló, a kártyatulajdonos a kártyát kibocsátó hatóságnál köteles jelezni, hogy a kártya elveszett, ellopták vagy megsemmisült, esetleg megrongálódás vagy elhasználódás miatt működésképtelenné vált. A mechanikus tachográf korongjain a gépjárművezető aláírásával igazolja, hogy a korong az ő vezetési idejét tanúsítja. Digitális műszer esetén a személyre szóló kártya behelyezésével a készülék automatikusan a kártya nevére rögzít. Típusa szerint lehet gépjárművezetői, műhely ellenőri és üzembentartói kártya. A gépjárművezetői kártya az általános, vezetői tevékenységhez kapcsolódik, tulajdonosát feljogosítja a jármű használatára. Üzembentartói kártyát a vállalkozás szakmai vezetője, vagy bérelt jármű esetén a bérlő, egyéb jogcímen, a forgalmi engedélybe feltüntetett üzembentartó igényelhet. Ellenőri kártyát a hatósági ellenőrzést végző személy, műhelykártyát a tachográf-műhely szakképesített dolgozója igényelhet.

A menetíró készülékekből kinyert adatokat pontosan és egyértelműen kell tárolni a korongot értelemszerűen kell kitölteni, arra vigyázva, hogy a kézzel írt adatok jól olvashatók legyenek és ne lógjanak át a rajzfelületre. Vigyázni kell arra, hogy 365 napig a korongot meg kell őrizni, ezzel együtt a szabadság igénybevételéről szóló igazolást is kérheti a hatóság. Digitális tachográfnál a CD-re vagy DVD-re mentett adatokkal nincsenek ilyen problémák, bár a szabadságolásokat természetesen ekkor is igazolni kell. Ha menet közben romlik el a tachográf és ebben a szerencsétlen helyzetben kerül sor az ellenőrzésre, sajnos sor kerülhet a bírságolásra is. Sok kellemetlenségtől kíméli meg magát az a fuvarozó, aki GPS nyomkövetőt is felszerel a járműre, ezt akár bizonyítékként is fel lehet használni.

Tájékoztatásképpen közöljük a menetíró készülék miatt kiszabható bírságok összegét:
 

 
A kiszabható bírságok összege rögzített, tehát ha a hatóság szabálytalanságot észlelt, akkor a bírság összegét már nem csökkentheti. Valós szabálytalanság esetén érdemes méltányossági kérelemben kérni a csökkentést, vagy akár a részletfizetés engedélyezését.