Ennek kapcsán felmerül a kérdés, hogy vajon jogszerű-e a munkáltató részéről az ilyen típusú adatlekérdezés, másképpen "nyomon követés". A témával az adatvédelmi biztos több állásfoglalás keretében foglalkozott és törekedetett a válaszok megadására.

A kiindulópontot a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény képezi.

A törvény alapján személyes adatnak minősül bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. Egy személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet. Az adatvédelmi biztos egyértelműen leszögezi, hogy a gépjárművekbe beszerelt GPS készülék által sugárzott adat a gépjárművet vezető személy személyes adatának minősül.

A törvény előírása alapján személyes adat csak akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett személy hozzájárult, vagy ha ezt törvény elrendelte. Maga az adatkezelés gyűjtőfogalom, amely alatt többek között az adatok gyűjtését, felvételét, rögzítését, tárolását, felhasználását, továbbítását, nyilvánosságra hozatalát is értjük.

A fentiek alapján a gépkocsik GPS-szel történő nyomon követéséhez minden esetben szükséges az érintett munkavállaló önkéntes és tájékoztatáson alapuló hozzájárulása. A hozzájárulás megadható külön írásbeli nyilatkozatban vagy a munkavállalóval írásban kötött szerződés keretében is (pl. ilyen lehet a munkaszerződés). A szerződésben tájékoztatni kell az érintett munkavállalót az adatkezelésre vonatkozó lényeges információkról és arról, hogy aláírásával hozzájárulását adja adatainak kezeléséhez. Az ombudsman egy ügy kapcsán kifejtette, hogy nem felel meg a törvényi rendelkezéseknek és az érintett határozott és önkéntes hozzájárulásának sem az a munkáltatói eljárás, ha az érintett dolgozókat csak szóban tájékoztatja az adatkezelésről. A GPS eszközök üzemeltetése kapcsán csak azt követően tekinthető az adatkezelés jogszerűnek, miután a munkáltató beszerezte az érintett munkavállaló hozzájáruló nyilatkozatát.

A Munka törvénykönyve alapján a munkavállaló kötelességei közé tartozik, hogy az előírt helyen és időben, munkára képes állapotban megjelenjen, munkaidejét munkában töltse és ez idő alatt munkavégzés céljából a munkáltató rendelkezésére álljon.

A munkáltatónak alapvető jogosultsága, hogy ellenőrizze a munkavállalói munkavégzését. A munkáltató ellenőrzési jogköre azonban nem azonos a munkavállaló megfigyelésével. A munkáltató megfigyelése nem korlátozhatja indokolatlanul és aránytalanul a munkavállaló magánszféráját.

A munkáltató adatkezelésének a célhoz kötöttség elvének is meg kell felelnie. Ennek értelmében személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása vagy kötelezettség teljesítése érdekében lehet, és e célnak az adatkezelés minden szakaszában meg kell felelni. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, alkalmas a cél elérésére és csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig történhet.

A célhoz kötöttség mellett érvényesülnie kell a szükségesség és arányosság követelményének is. A munkáltató változó munkahely esetén (tipikusan gépjárművek), logisztikai célból ellenőrizheti és kezelheti a gépjármű tartózkodási helyét. Ez azonban nem azt jelenti, hogy jogosult lenne minden változó munkahelyre alkalmazott munkavállalót GPS-szel vagy más eszközzel nyomon követni. Csak azoknál a dolgozóknál alkalmazható ez a megoldás, akiknél az ellenőrzés a munkakörükből fakadóan szükséges és az ezzel járó korlátozás más, enyhébb korlátozást eredményező módon nem valósítható meg.

Fontos korlát, hogy a munkaidő letelte után a munkáltató már nem jogosult kezelni a dolgozó személyes adatait, azaz nem használhatja a GPS-t. A gyakorlatban értelmezési nehézségek adódhatnak a kötetlen munkaidő, illetve az olyan jellegű gépjárművek esetén, amelyek hivatalos és magánhasználatra egyaránt rendelkezésre állnak. Az adatvédelmi biztos ennek érdekében lehetséges megoldásként azt ajánlja, hogy célszerű az ilyen járműveket külön kapcsolóval ellátni, amelynek segítségével a műholdas nyomon követést a munkavállaló aktiválhatja, illetve inaktiválhatja a munkaidő leteltét követően.

Nem kizárt az sem, hogy a munkáltató a munkavállaló km és benzinköltség térítés ellenében használt saját járművét szereltesse fel műholdas nyomkövetővel. Ez esetben is teljesülniük kell a fenti követelményeknek. A munkaidőn kívüli nyomon követés azonban minden esetben jogellenesnek minősül, ahhoz a munkáltatónak sem jogalapja, sem adatkezelési célja nincs.

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a gyakorlati megoldások sokfélesége miatt és abból kifolyólag, hogy minden eset más és más, a GPS és más nyomon követő rendszerek használata jogszerűségének elbírálása mindig az adott eset konkrét körülményeitől függ.