Maga az álláshirdetés

Fontos tudni, hogy már az álláshirdetés feladása kapcsán vannak bizonyos adatkezelési szabályok. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) a munkahelyezi adatkezelésekről szóló tájékoztatójában is felhívja a figyelmet arra, hogy már az álláshirdetésre való jelentkezés előtt kötelessége a cégeknek, leendő munkáltatóknak tájékoztatást nyújtani arról, hogy ha valaki jelentkezik a pozícióra, mik a pályázat adatkezelésének lényeges körülményei. Így többek között ki az adatkezelő, és mi az adatkezelés várható időtartama.

A fentiek és a NAIH tájékoztatása alapján tehát alapvetően nem fogadható el a munkáltatók részéről az anonim álláshirdetések feladása, mivel az esetek túlnyomó többségében ezzel aránytalanul sérül a jelentkezőknek az a joga, hogy az adatkezelés megkezdése előtt (a pályázati anyag elküldése előtt) valamennyi lényeges adatkezelési körülményről tájékoztatást kapjanak. Amennyiben lehet, kerülni kell tehát az anonim álláshirdetések feladását. Így tájékoztatást kell nyújtani arról, hogy a pozíció mely cégnél érhető el, hova, melyik vállalathoz jelentkezik a pályázó.

Közösségi profilok ellenőrzése

A Hatóság a munkahelyi adatkezelésekről szóló tájékoztatójában kiemelte, hogy amennyiben a munkáltatónak gyakorlata, hogy a pályázó közösségi oldalait megtekinti, erről előzetesen tájékoztatást kell biztosítani a jelentkezők részére. Továbbá ismertetni kell, hogy a kiválasztás kiterjed a közösségi oldalon elérhető nyilvános információk megtekintésére is. Lényeges, hogy a pályázóról kizárólag a mindenki részére látható, nyilvános adatok tekinthetőek meg, és ilyenkor sem szabad ezeket az adatokat továbbítani, lementeni, tárolni.

Önéletrajzok őrzése

Látni kell, hogy az adott álláshirdetésre beküldött önéletrajzok alapvetően a meghirdetett munkakör betöltéséig kezelhetők, utána nem. A Hatóság tájékoztatása értelmében tehát azoknak a jelentkezőknek a személyes adatait, önéletrajzát törölni kell, akik nem kerültek kiválasztásra a pályázat során, vagy akik visszavonták jelentkezésüket. Ez azt jelenti, hogy ha a cég meg akarja őrizni a bejövő önéletrajzokat annak érdekében, hogy az esetlegesen később megüresedő pozíciók kapcsán is részt vegyenek a jelentkezők a kiválasztási folyamatban, az új adatkezelésnek minősül, amelyre az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján van lehetőség.

A Hatóság a munkahelyi adatkezelésekről szóló tájékoztatójában ezzel kapcsolatosan kiemelte, hogy ha az érintett elküldi a pályázati anyagát a munkáltató számára, akkor ez nem jelenti azt, hogy hozzá is járul ahhoz, hogy a pályázati anyagát a munkáltató megőrizze. Mivel ebben az esetben megkérdőjelezhető a munkavállaló hozzájárulásának önkéntessége; erre tekintettel a Hatóság álláspontja szerint az a jó gyakorlat a munkáltató részéről, ha a hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kéri a jelentkezőktől.

Lényeges, hogy a GDPR-ban megfogalmazott általános követelmények értelmében előzetesen tájékoztatni kell a pályázókat az adatkezelés részleteiről. Így érdemes a cég honlapján, vagy egyéb felületen elérhetővé tenni az álláshirdetésekre jelentkező érintettekre vonatkozó adatkezelési szabályok szövegét.